Avolaine® Cortex · Im Notariat
Urkunden, Korrespondenz und Notizen werden ein gemeinsames Gedächtnis: Sie fragen, Cortex antwortet mit Quelle und Datum.Und Ihre Eingänge kommen vorbereitet an. Ihre Mitarbeiter prüfen und geben frei.
Der Alltag
Jeder Vorgang existiert, aber in Stücken: Urkunden im Fachverfahren, Korrespondenz in Postfächern und Absprachen in Köpfen. "Was haben wir mit Familie Müller in den letzten zehn Jahren gemacht?" kostet Stunden.
Nur eine Person weiß, was mit Familie Schmidt besprochen wurde. Geht sie, geht das Gedächtnis des Hauses mit.
Jede eingehende E-Mail muss von Hand dem Vorgang zugeordnet werden. Genau hier zerreißt die Akte jeden Tag neu.
Fristen und Wiedervorlagen hängen an Disziplin. Eine auslaufende Vollmacht meldet sich nicht von selbst.
So arbeitet Cortex
Die intelligente Mandantenakte ist keine neue Akten-Software, sondern das gemeinsame Gedächtnis über dem, was Sie haben.
Die Akte, die antwortet, ist die eine Hälfte. Die andere sind Vorgänge, die vorbereitet ankommen. So sieht eine Rückfrage der Bank als Cortex-Loop aus:
Eine E-Mail geht ein: Die Bank fragt zur Fälligkeit in einem Kaufvertrag.
Cortex holt den Zusammenhang aus der Mandantenakte: letzter Stand, offene Punkte, frühere Zusagen.
Der Agent erzeugt das Arbeitsergebnis: Zuordnungsvorschlag und Antwortentwurf im Ton des Hauses. Dazu steht, wie sicher sich das System ist.
Die Notarfachangestellte prüft, ändert per Zuruf und gibt frei. Erst dann geht die Antwort an die Bank. Nichts verlässt das Haus ohne Freigabe.
Der nächste Entwurf trifft den Ton des Hauses besser.
Dieser Kreislauf ist das Bauprinzip von Cortex. Wir benutzen ihn jeden Tag selbst.
Kein Systemwechsel
Die Systeme im Notariat sind solide, aber geschlossen. Cortex arbeitet neben ihnen: kein Systemwechsel, keine Migration, kein Eingriff in Ihr Fachverfahren.
Urkunden und Urkundenverzeichnis bleiben, wo sie sind. Die Mandantenakte legt sich als Wissensschicht darüber.
Anwendungsfälle
Fünf Beispiele, was Cortex in einem Notariat übernimmt.
Cortex stellt alle Vorgänge einer Familie zeitlich sortiert zusammen, jede Aussage mit Quelle und Datum. Zehn Jahre Vorgangsgeschichte in Sekunden statt in Stunden.
Und umgekehrt: Ein Telefonat nimmt Ihre Mitarbeiterin per Chat in die Akte auf.
Ein Dossier mit Quellen: wer kommt, was bisher geschah, welche Urkunden bestehen. Fünf Minuten Lesen statt einer Stunde Suchen.
Ein Rohentwurf aus den Mustern des Hauses und den früheren Urkunden der Familie. Der Notar prüft jede Zeile: Beurkundet wird von Menschen, ohne Ausnahme.
Cortex ordnet die Eintragungsnachricht dem Vorgang zu und schlägt den nächsten Schritt vor. Die Mitarbeiterin gibt frei: Der Vorgang kennt seinen eigenen Stand.
Eine Vollmacht läuft aus: Cortex schlägt die Wiedervorlage vor und entwirft das Anschreiben. Das Notariat meldet sich, bevor der Mandant ein Problem hat.
Ihr Tag
So könnte ein Tag aussehen, wenn Cortex auf Ihr Notariat konfiguriert ist. Welche Vorgänge zuerst hineinkommen, legen Sie fest.
7:45 Uhr. Die Bürovorsteherin öffnet einen Bildschirm statt drei Postfächer. Oben: die Bankfrage im Vorgang Berger, die Eintragungsnachricht im Vorgang Maier. Unter beiden ein Entwurf, mit Quelle daneben.
8:10 Uhr. Sie prüft die Entwürfe, ändert einen Satz per Zuruf und gibt frei. Der Vorgang Maier kennt jetzt selbst seinen Stand.
9:30 Uhr. Beurkundung Familie Berger. Das Dossier liegt seit gestern Abend vor: drei frühere Urkunden, eine offene Vollmacht, die Besonderheit aus dem Telefonat im März.
11:00 Uhr. Ein Anruf: Wie ist der Stand bei unserem Kaufvertrag? Eine Frage in den Chat, Auskunft im selben Gespräch.
17:30 Uhr. Niemand hat heute eine Akte gesucht. Gesucht hat die Software. Geprüft, entschieden und beurkundet haben Menschen.
Für Berufsgeheimnisträger
Cortex läuft in geschützter europäischer Cloud, nie über amerikanische Dienste. Sie behalten die Hoheit über Ihre Mandantendaten.
Die Verschwiegenheitspflicht ist bei uns mitgedacht, nicht nachgerüstet: Der Regelbetrieb braucht keinen externen Zugriff auf Mandanteninhalte. Und Ihre Daten gehen nie an amerikanische Dienste.
Und wir kennen Paragraf 203 StGB, bevor Sie fragen: für Notariate wie für Kanzleien, von der Auftragsverarbeitung mit Pseudonymisierung bis zur KI-Dokumentation nach EU AI Act.
Die Antwortqualität messen wir laufend, statt sie zu behaupten.
Auch die DSGVO ist damit beantwortet: konform umsetzbar, weil Ihre Daten in Europa bleiben und nie an amerikanische Dienste gehen.
Einstieg
Die Plattform steht. Es ist unser eigenes Betriebssystem, bevor es Ihres wird.
Die Konfiguration ist das Projekt. Gemeinsam bringen wir Ihre Vorgänge in das System: die Muster des Hauses, der Ton der Korrespondenz, die Zuordnung der Eingänge.
Der Betrieb folgt dem Beweis. Im Schattenbetrieb läuft das System parallel zu Ihrer heutigen Arbeit mit, ohne in Abläufe einzugreifen.
KI-Potenzialcheck. Kostenlos, bei Ihnen im Notariat oder per Video.
Pilot. Das System beweist seine Reife an Ihren echten Vorgängen.
Dauerhafter Betrieb. Erst nach belegter Reife. Bis dahin zahlen Sie keinen Monatsbetrag.
Ausbau. Anwendungsfall für Anwendungsfall, jeder rechnet sich für sich.
Und Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle: Ihre Daten und Abläufe bleiben von Anfang an in Ihrer Hand.
Erzählen Sie uns in 30 Minuten, wie Ihr Notariat arbeitet. Wir erzählen Ihnen, wie Ihnen Cortex helfen kann, produktiver zu werden und mehr Geld zu verdienen.
